Polisi Preifatrwydd

Polisi Gwybodaeth a Gwarchod Data

Cyflwyniad

Er mwyn cynnal ei fusnes, gwasanaethau a'i ddyletswyddau, mae Cyngor Tref Abergele'n prosesu ystod eang o ddata, yn ymwneud â'i weithgareddau ei hun, a rhai y mae'n eu trin ar ran partneriaid. Yn fras gellir dosbarthu'r data hwn fel:

• Data a rennir gyda'r cyhoedd am y gwasanaethau y mae'n eu cynnig, y modd y mae'n gweithredu, a gwybodaeth arall y mae'n rhaid iddo'i wneud yn hysbys i'r cyhoedd.
• Gwybodaeth a data cyfrinachol nad yw hyd yma wedi ei wneud yn gyhoeddus, megis syniadau neu bolisïau sy'n cael eu cynllunio.
• Gwybodaeth gyfrinachol am sefydliadau eraill, oherwydd sensitifrwydd masnachol.
• Data personol am ei weithwyr presennol, cyn-weithwyr, a gweithwyr newydd tebygol, Cynghorwyr, a gwirfoddolwyr.
• Data personol am unigolion sy'n cysylltu ag ef am wybodaeth, i gael mynediad i'w wasanaethau neu gyfleusterau, neu i wneud cwyn.

Fe fydd Cyngor Tref Abergele'n mabwysiadu dulliau gweithredu a rheoli'n gyfrifol am bob data y bydd yn ei drin, a bydd yn parchu cyfrinachedd ei ddata ei hun, a data o eiddo sefydliadau partneriaeth y mae'n gweithio gyda hwy, ac aelodau o'r cyhoedd. Mewn rhai achosion fe fydd ganddo oblygiadau contract tuag at ddata gyfrinachol, ond yn ogystal fe fydd ganddo gyfrifoldebau cyfreithiol arbennig am wybodaeth bersonol a sensitif o dan ddeddfwriaeth gwarchod data.

Mae'r polisi hwn wedi ei gysylltu â'n Polisi ICT a fydd yn gofalu bod ystyriaethau gwybodaeth yn ganolog i ethos y sefydliad.

Fe fydd Cyngor y Dref yn achlysurol yn adolygu ac addasu'r polisi hwn yng ngoleuni profiad, sylwadau gan bersonau data, ac arweiniad gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaseth.

Fe fydd y Cyngor mor agored â phosibl ynghylch ei weithredu, a bydd yn gweithio'n agos gyda sefydliadau cyhoeddus, cymunedol a gwirfoddol. Felly, yn achos gwybodaeth sydd heb fod yn bersonol na chyfrinachol, fe fydd yn barod i'w wneud ar gael i bartneriaid ac aelodau cymunedau'r Dref. Fe gynhwysir manylion sydd fel arfer ar gael yng Nghynllun Cyhoeddi'r Cyngor sydd yn seiliedig ar gynllun model cyhoeddi statudol ar gyfer cynghorau lleol.

Gwarchod Gwybodaeth Gyfrinachol neu Sensitif.

Mae Cyngor Tref Abergele'n cydnabod ei bod yn rhaid iddo ar adegau gadw a phrosesu gwybodaeth sensitif a phersonol am weithwyr a'r cyhoedd. Mae felly wedi mabwysiadu'r polisi hwn, nid yn unig i gadw at ei oblygiadau cyfreithiol, ond i sicrhau safonau uchel.

Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffrediunol a fydd yn gyfraith ar Fai 25ain, 2018, ac a fydd, fel y Ddeddf Gwarchod Data 1998 cyn hynny, yn anelu at gyrraedd cydbwysedd rhwng hawliau unigolion a buddiannau cystadleuol weithiau rai megis Cyngor y Dref gyda rhesymau cyfreithlon dros ddefnyddio gwybodaeth bersonol.

Mae'r polisi'n seiliedig ar y ddealltwriaeth ei bod yn rhaid i Ddata Personol fod:

• wedi ei brosesu'n deg, yn gyfreithlon ac mewn modd agored yng nghyswllt person y data.
• wedi ei gasglu ar gyfer pwrpasau arbennig, penodol a chyfreithlon, a heb ei brosesu ymhellach mewn modd sy'n anghydnaws â'r pwrpasau hynny.
• yn ddigonol, yn berthnasol ac wedi ei gyfyngu i'r hyn sy'n angenrheidiol yng nghyswllt y rhesymau dros eu prosesu.
• yn gywir, a phan fo angen hynny, wedi ei ddiweddaru.
• wedi ei gadw mewn ffordd nad yw'n caniatáu adnabod personau data am yn fwy o amser nag sy'n angenrheidiol ar gyfer y pwrpasau dros brosesu'r data personol.
• wedii ei brosesu mewn ffordd sy'n gwarantu diogelwch addas y data personol gan gynnwys gwarchod rhag prosesu anawdurdodedig ac anghyfreithlon, a rhag colli damweiniol, dinistrio neu ddifrodi, trwy ddefnyddio mesurau technegol neu gyfundrefnol addas.

Terminoleg Gwarchod Data

Person y data -mae'n golygu'r person y mae ei ddata personol yn cael ei brosesu.
Gall fod yn weithiwr, yn weithiwr posibl, yn bartner, neu bartner posibl BTC, neu rywun yn delio gydag ef mewn rhyw ffordd, neu'n weithiwr, yn Aelod neu wirfoddolwr gydag un o'n cwsmeriaid, neu'n berson sy'n delio neu'n contractio gydag un o'n cwsmeriaid pan fyddwn ni'n prosesu data iddyn nhw.

Data Personal - mae'n golygu unrhyw wybodaeth gysylltiedig â pherson cyffredin neu berson y data y gellir ei ddefnyddio'n uniongyrchol neu'n anuniongyrchol i adnabod y person.
Gall fod yn unrhywbeth - o enw, ffotograff, a chyfeiriad, dyddiad geni. cyfeiriad e-bost, manylion banc, a mannau ar safleoedd rhwydweithiau cymdeithasol, neu gyfeiriadau IP cyfrifiadur.

Data Personol Sensitif - mae'n cynnwys gwybodaeth am wreiddiau hiliol neu ethnig, daliadau gwleidyddol, a chredoau crefyddol ac eraill, aelodaeth undebau llafur, gwybodaeth feddygol, tueddiadau rhywiol, data genetig a biometrig, neu wybodaeth yn gysylltiedig â throseddau neu droseddau honedig, ble y'i defnyddir yn unswydd i adnabod unigolyn.

Rheolwr data - mae'n golygu person sydd (naill ai ar ei ben ei hun, neu ar y cyd neu'n gyffredin gyda phersonau eraill) (e.e. Cyngor Tref, gweithiwr cyngor) yn penderfynu ar y pwrpasau, ar gyfer y rhai, ac yn y modd y bydd unrhyw ddata personol yn cael ei brosesu.

Proseswr data - yng nghyswllt data personol mae'n golygu unrhyw berson (ar wahân i un o weithwyr y rheolwr data sy'n prosesu'r data ar ran y rheolwr data.

Prosesu gwybodaeth neu ddata - y mae'n golygu cael, cofnodi neu ddal y wybodaeth neu ddata, neu wneud unrhyw weithgaredd neu gyfres o weithgareddau ar y wybodaeth neu ddata, gan gynnwys:-

• ei drefnu, addasu neu newid
• adfer, ymgynghori, neu ddefnyddio'r wybodaeth neu ddata
• datgelu'r wybodaeth neu ddata trwy anfon, lledaenu, neu ei wneud yn hysbys mewn unrhyw ffordd arall.
• trefnu, cyfuno, blocio, dileu neu ddistrywio'r wybodaeth neu ddata, pa dechnoleg bynnag a ddefnyddir.

Mae Cyngor Tref Abergele'n prosesu data personol er mwyn:-

• cylawni ei ddyletswyddau fel cyflogwr trwy gadw at amodau cytundeb cyflogaeth, gwarchod y gweithiwr a chadw gwybodaeth yn ôl gofynion y gyfraith.
• dilyn diddordebau cyfreithiol ei fusnes a'i ddyletswyddau fel corff cyhoeddus, trwy gyflawni contract gyda sefydliadau eraill, a chadw gwybodaeth yn ôl gofynion y gyfraith.
• monitro ei weithgareddau gan gynnwys cydraddoldeb ac amrywiaeth ei weithgareddau.
• cyflawni ei ddyletswyddau wrth gynnal y safle busnes, gan gynnwys diogelwch.
• cynorthwyo asiantaethau rheolaethol a gorfodaeth y gyfraith.
• prosesu gwybodaeth gan gynnwys cofnodi a diweddaru manylion am ei Gynghorwyr, gweithwyr, partneriaid a gwirfoddolwyr.
• prosesu gwybodaeth gan gynnwys cofnodi a diweddaru manylion am unigolion sy'n cysylltu ag ef am wybodaeth, neu i gael mynediad i wasanaeth, neu i wneud cwyn.
• ymgymryd ag archwiliadau, cyfrifiadau a holiaduron er mwyn cyflawni amcanion a phwrpasau'r Cyngor.
• cynnal ymchwil, archwiliad, a gwella safonau gwaith er cyflawni ei amcanion a'i bwrpasau.
• cyflawni gweinyddu'r Cyngor.

Ble y bydd hynny'n addas, ac os bydd dan reolaeth diogelwch angenrheidiol, fe fyddwn yn cyflawni'r prosesu uchod ar y cyd gyda chyrff addas eraill o dro i dro.

Fe fydd y Cyngor yn sicrhau y bydd yn cyrraedd o leiaf un o'r amodau canlynol er mwyn gallu derbyn bod gwybodaeth bersonol wedi ei phrosesu'n deg:

• Mae'r unigolyn wedi cytuno i'r prosesu.
• Mae angen prosesu ar gyfer perfformiad contract neu gytundeb gyda'r unigolyn.
• Mae angen prosesu o dan reidrwydd cyfreithlon.
• Mae angen prosesu i amddiffyn diddordebau hanfodol yr unigolyn.
• Mae angen prosesu i gyflawni gweithgareddau cyhoeddus.
• Mae angen prosesu er mwyn mynd ar ôl diddordebau cyfreithiol y rheolwr data neu'r trydydd person.

Fe roddir sylw arbennig i brosesu unrhyw wybodaeth bersonol sensitif ac fe fydd Cyngor y Dref yn sicrhau y bydd yn cyrraedd o leiaf un o'r amodau canlynol:

• Caniatâd pendant yr unigolyn.
• Rheidrwydd cyfreithlon i brosesu data ar gyfer pwrpasau cyflogaeth.
• Rheidrwydd er mwyn gwarchod diddordebau hanfodol yr unigolyn neu berson arall.

Pwy sy'n gyfrifol am warchod data personol person?

Mae gan Gyngor y Dref, fel corff corfforaethol, y cyfrifoldeb eithaf i sicrhau cadw at ddeddfwriaeth Gwarchod Data. Mae'r Cyngor wedi dirprwyo'r cyfrifoldeb dydd-i-ddydd hwn i Glerc y Cyngor.

• E-bost: info@abergeletowncouncil.gov.wales
• Ffôn: 01745 833242
• Gohebiaeth: Clerc y Dref , Abergele Town Council, Town Hall & Council Offices, Llanddulas Road, Abergele, LL22 7BT

Monitro amrywiaeth

Mae Cyngor Tref Abergele'n monitro amrywiaeth ei weithwyr, a'i Gynghorwyr, er mwyn gofalu nad oes unrhyw wahaniaeth anaddas nac anghyfreithlon yn y modd y mae'n gweinyddu ei weithgareddau. Mae'n trafod data mewn modd cyffelyb yng nghyswllt gweithwyr posibl. Fe fydd y data hwn bob amser yn cael ei ysytyried yn gyfrinachol. Ni cheir mynediad iddo ond gan unigolion awdurdodedig o fewn y Cyngor, ac ni chaiff ei ddatgelu i unrhyw gorff neu unigolion eraill. Ni ddefnyddir gwybodaeth wahaniaethol fyth fel dull dewis, ac ni fydd ar gael i eraill sydd ynghlwm wrth y broses recriwtio. Fe ddefnyddir data awtomataidd a geir o fonitro amrywiaeth ar gyfer pwrpasau monitro, ac fe all gael ei gyhoeddi a'i anfon ymlaen i gyrff eraill.

Fe rydd y Cyngor bob amser arweiniad ar ddata personol i'w weithwyr, cynghorwyr, partneriaid a gwirfoddolwyr trwy Gyhoeddiad Preifatrwydd, a bydd yn gofalu bod unigolion y cedwir gwybodaeth bersonol arnynt yn ymwybodol o'u hawliau a bod ganddynt fynediad rhwydd i'r wybodaeth honno ar ofyn.

Fe gymerir camau technegol a chyfundrefnol addas yn erbyn prosesu data personol anawdurdodedig neu anghyfreithlon, ac yn erbyn colli damweiniol neu ddistrywio neu ddifrodi data personol.
Ni ddylid anfon data personol i wlad neu diriogaeth y tu allan i Ardaloedd Economaidd Ewrob onibai bod y wlad neu'r diriogaeth honno'n gwarantu lefel addas o warchodaeth i hawliau a rhyddid y person data yng nghyswllt prosesu data personol.

Gwybodaeth a ddarperir i ni

Fe fydd y wybodaeth a ddarperir (gwybodaeth bersonol megis enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn) yn cael ei phrosesu a'i chadw fel ei bod yn bosibl i ni gysylltu, ymateb neu weithredu'r trosi y gofyn yr unigolyn amdano.. Trwy drosi gyda Chyngor Tref Abergele fe ystyrir bod unigolion yn caniatáu i'w data personol a ddarparwyd gael ei ddefnyddio a'i anfon yn unol â'r polisi hwn. Fodd bynnag, pan fo hynny'n bosibl, fe geisir caniatâd ysgrifenedig penodol. Cyfrifoldeb yr unigolion hynny yw gofalu bod Cyngor y Dref yn gallu cadw eu data personol yn gywir ac yn gyfoes. Ni rennir y wybodaeth bersonol na'i darparu ar gyfer unrhyw drydydd person arall am unrhyw bwrpas ar wahân i'r hyn y darparwyd hi.

Hawl y Cyngor i brosesu gwybodaeth

Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (a Deddf Gwarchod Data) Erthygl 6 (1) (a) (b) and (e)
Digwydd prosesu gyda chaniatâd person y data, neu
Mae prosesu'n angenrheidiol i ufuddhau i oblygiad cyfreithiol
Mae prosesu'n angenrheidiol ar gyfer diddordebau cyfreithlon y Cyngor

Diogelwch gwybodaeth

Mae Cyngor y Dref yn awyddus i sicrhau diogelwch data personol. Rydym yn gofalu bod eich gwybodaeth wedi ei gwarchod rhag mynediad anawdurdodedig, colli, camddefnydd, ffugio, distrywio neu ddatgelu anawdurdodedig. Fe wneir hyn trwy gamau technegol a pholisïau addas.
Ni fyddwn yn cadw'ch data ond ar gyfer y pwrpas y casglwyd ef a dim ond am gyhyd ag sy'n angenrheidiol. Wedi hynny fe gaiff ei ddileu.

Plant

Ni fyddwn yn prosesu unrhyw ddata am blentyn (o dan 13 oed) heb ganiatâd penodol rhiant/gwarcheidwad y plentyn dan sylw.

Hawliau person y data

Mynediad i wybodaeth: mae gan unigolion yr hawl i ofyn am fynediad i'r wybodaeth sydd gennym arnynt. Gallant wneud hynny trwy gysylltu â Chlerc ein Cyngor neu Swyddog Gwarchod Data:

Cywiro gwybodaeth: Os tybiant fod y wybodaeth sydd gennym amdanynt yn anghywir, gallant gysylltu â ni fel y gallwn ei diweddaru a chadw eu data'n gywir. Cysylltwch â Chlerc y Dref.

Dileu gwybodaeth: Os yw unigolion yn dymuno i Gyngor y Dref ddileu'r wybodaeth amdanynt, gallant wneud hynny trwy gysylltu â Chlerc y Dref.

Hawl i wrthwynebu: Os tybia unigolyn nad yw ei ddata'n cael ei brosesu ar gyfer y pwrpas y casglwyd ef, gall wrthwynebu trwy gysylltu â Chlerc y Cyngor neu Swyddog Gwarchod Data.

Nid yw Cyngor y Dref yn defnyddio gwneud penderfyniadau awtomataidd na phroffilio data personol unigolyn.

Cwynion: Os oes gan unigolyn gwyn ynglŷn â'r modd y mae ei ddata personol wedi ei brosesu, gall gwyno wrth Glerc y Cyngor, Swyddog Gwarchod Data neu Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
casework@ico.org.uk Tel: 0303 123 1113.

Fe rydd y Cyngor bob amser arweiniad ar ddata person i weithwyr trwy lawlyfr y Gweithiwr.

Fe fydd y Cyngor yn gofalu bod unigolion, y cedwir gwybodaeth amdanynt, yn ymwybodol o'u hawliau a bod ganddynt fynediad rhwydd i'r wybodaeth honno, ar ofyn.

Gwneud gwybodaeth ar gael

Mae'r Cynllun Cyhoeddi yn fodd i'r Cyngor allu gwneud swm sylweddol o wybodaeth ar gael yn rheolaidd, heb aros am i neb ofyn am hynny'n benodol. Bwriad y cynllun yw cymell pobl leol i ymddiddori yng ngwaith y Cyngor a'i rôl o fewn y gymuned.

Yn unol â darpariaethau Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 mae'r cynllun hwn yn clustnodi dosbarthiadau o wybodaeth y mae'r Cyngor yn eu cyhoeddi, neu'n bwriadu eu cyhoeddi. Fe ychwanegir ato gyda'r Arweiniad Gwybodaeth a fydd yn rhoi mwy o fanylion am yr hyn y bydd y Cyngor yn ei wneud ar gael, a gobeithio ei gwneud yn haws i bobl gael mynediad iddo.

Mae gofyn statudol ar i bob cyfarfod ffurfiol o'r Cyngor a'i bwyllgorau gael eu cyhoeddi ar hysbysfyrddau, a'r Wefan, a'u hanfon i'r cyfryngau lleol. Mae'r Cyngor yn cyhoeddi rhaglen flynyddol bob mis Mai. Mae pob cyfarfod ffurfiol yn agored i'r cyhoedd a'r wasg, ac mae ardoddiadau am y cyfarfodydd hynny a chefndir perthnasol ar gael i'r cyhoedd i'w gweld. Mae'r Cyngor yn croesawu ymwneud gan y cyhoedd ac mae ganddo gyfnod ymwneud cyhoeddus ar bob cyfarfod Cyngor a phwyllgor. Gellir gweld manylion yn Rheoolau Sefydlog y Cyngor sydd ar gael ar ei Wefan neu yn ei swyddfeydd.

Yn achlysurol fe fydd yn rhaid i'r Cyngor neu bwyllgorau ystyried materion yn breifat. Enghreifftiau yw materion sy'n ymwneud â manylion personol staff, neu aelod arbennig o'r cyhoedd, neu pan fydd angen trafod manylion busnes/contract sensitif. Ni fydd hyn yn digwydd ond ar ôl pendefyniad i atal y wasg a'r cyhoedd, ac fe nodir y rhesymau am y penderfyniad. Mae cofnodion pob cyfarfod ffurfiol, gan gynnwys y rhannau cyfrinachol, yn ddogfennau cyhoeddus.

Mae ar Reoliadau Didwylledd Cyrff Llywodraeth Leol 2014 angen cael gwneud cofnodion ysgrifenedig o benderfyniadau arbennig a wnaed gan swyddogion dan bwerau dirprwyedig. Nid yw'r rhain yn benderfyniadau gweithredol a gweinyddol rheolaidd, megis cyfarwyddo'r gweithlu neu dalu anfoneb wedi ei chymeradwyuo gan y Cyngor, ond fe fyddai'n cynnwys cymryd camau brys ar ôl ymgynghori gyda'r Cadeirydd, megis ymateb i gais cynllunio cyn y Cyngor. Mewn geiriau eraill penderfyniadau a fyddai wedi eu gwneud gan y Cyngor neu bwyllgor pe na bai'r ddirprwyaeth wedi bodoli.
Mae Rheoliadau 2014 hefyd yn newid y Ddeddf Cyrff Cyhoeddus (Mynediad i Gyfarfodydd) 1960 i ganiatáu i'r cyhoedd neu'r wasg i ffilmio, tynnu lluniau neu wneud record clywedol o gyfarfodydd cyngor neu bwyllgorau sy'n arferol yn agored i'r cyhoedd. Pan yn bosibl fe fydd y Cyngor yn hwyluso recordio o'r math onibai ei fod yn amharu. Fe fydd hefyd yn trefnu bod plant, pobl fregus, ac aelodau o'r cyhoedd sy'n gwrthwynebu cael eu ffilmio, yn cael eu gwarchod heb fod hynny'n tanseilio prif bwrpas y cytfarfod.

Fe fydd y Cyngor yn falch o wneud trefniadau arbennig, ar gais, ar gyfer pobl nad yw Saesneg yn iaith gyntaf iddynt, neu'r rhai gydag anawsterau clywed neu weld.

Datgelu gwybodaeth

Pan fo angen fe fydd y Cyngor yn gwirio staff ac aelodau gyda'r Gwasanaeth Datgelu a Gweithredu, a bydd yn dilyn eu Côd Ymddygiad o safbwynt storio diogel, trin, defnyddio, cadw a gwaredu gwybodaeth Datgelu a Gwahardd. Fe fydd yn cynnwys trefn weithredu addas yn ei system reoli gyfunol safonol.

Tryloywedd Data

Mae'r Cyngor wedi penderfynu gweithredu'n ôl Côd Ymarfer Agymelledig ar gyfer Awdurdodau Lleool ar Dryloywedd Data (Medi 2011). Mae hwn yn gosod y prif egwyddorion i awdurdodau lleol wrth greu mwy o dryloywedd trwy gyhoeddi data cyhoeddus, a'i fwriad yw eu helpu i gyflawni oblygiadau'r fframwaith gyfreithiol ynglŷn â gwybodaeth.

Mae "Data cyhoeddus" yn golygu data gwrthrychol, ffeithiol y seiir penderfyniadau o bolisi arno, ac yr asesir gwasanaethau cyhoeddus arno, neu sy'n cael ei gasglu neu ei gynhyrchu yng nghwrs darparu gwasanaeth cvyhoeddus.

Fe fydd y Côd felly'n cynnal penderfyniadau'r Cyngor ynglŷn â rhyddhau data cyhoeddus ac yn gofalu ei fod yn weithredol wrth anelu at safonau uwch ac ymateb i arferion gorau fel y bydd yn datblygu.

Egwyddorion y Côd yw:

Ar ochymyn: fe ddylai technolegau newydd a chyhoeddi data gefnogi tryloywedd ac atebolrwydd.

Agored: fe fydd darpariaeth data cyhoeddus yn ganolog yn ymwneud y Cyngor gyda thrigolion fel ei fod yn eu gwneud hwy'n atebol.

Amserol: fe fydd data'n cael ei gyhoeddi cyn gynted â phosibl ar ôl ei gynhyrchu.

Mae'r Llywodraeth hefyd wedi cyflwyno Côd ychwanegol o Ymarfer Argymelledig ar Dryloywedd, y mae ufuddhau iddo'n orfodol i gynghorau plwyf gyda pherfformiad ( incwm cyn treth neu wariant cyn treth) heb fod yn fwy na £25,000 y flwyddyn. Ni fydd angen i'r cynghorau hyn gael archwiliad allanol o Ebrill 2017. Mae perfformiad Cyngor Tref Abergele'n fwy na hyn, ond fe fydd serch hynny'n gofalu bod y wybodaeth ganlynol yn cael ei chyhoeddi ar ei wefan er hwylustod mynediad:

• Pob delio dros £100
• Cyfrifon diwedd blwyddyn.
• Adroddiadau Rheolaethol Blynyddol
• Adroddiadau Archwiliadau Mewnol.
• Rhestr Cynghorwyr neu gyfrifoldebau Aelodau.
• Manylion tiroedd cyhoeddus ac asedau adeiladau.
• Munudau drafft y Cyngor a phwyllgorau o fewn un mis.
• Agendau a phapurau cysylltiedig heb fod yn hwyrach na thri niwrnod llawn cyn y cyfarfod.

Mabwysiadwyd gan y Cyngor: Cyngor Tref Abergele.